Protocolo
Viene del griego protocollum y significa orden¨. Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.
Diplomacia.
Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía. El protocolo empresarial es un nuevo concepto en las organizaciones. “Es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente”. Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.
Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación y a las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa (una buena imagen, atención personalizada, soluciones individuales, valores agregados).
El protocolo empresarial se establece en tres etapas:
-Protocolo como individuo: En este tipo de protocolo debemos cuidar:
-Nuestra Imagen e higiene personal
-Tener buena actitud
-Respeto a nuestros compañeros
Protocolo con nuestro equipo de trabajo: Buenas maneras en la oficina:
-Puntualidad
-Respeto
-Disposición y apoyo
-Sonreír
-Cortesía y Tono de Voz
Protocolo con el cliente: Debemos tener en cuenta lo siguiente:
-Escuchar y satisfacer las necesidades del cliente
-Brindar un buen servicio
-Tener empatía
“El Protocolo y Etiqueta Empresarial otorga las herramientas necesarias para proyectar una imagen exitosa, positiva y segura; tanto en el área laboral como el personal”.
Algunos tips claves
En las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar. Crear un buen ambiente de trabajo será indispensable si queremos estar a gusto con nosotros mismos y con nuestros compañeros.
Educación
Por encima de todo hay que ser educado. Tanto si es empleado como si es jefe, como si es un profesional liberal. Las relaciones laborales, al igual que el resto de relaciones (sociales y familiares) deben estar presididas por un trato cordial y educado en todo momento, incluso en los momentos más difíciles.
Cortesía laboral
La cortesía es indispensable en el ámbito laboral La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean.
Una sonrisa
Cualquiera que sea la actividad que desarrolle, hágalo siempre de forma cordial y distendida, utilizando una gran dosis de diplomacia. Todo su entorno se lo agradecerá, así como usted mismo trabajará de forma más fluida y en un ambiente más agradable.
Vestimenta
Una persona correctamente vestida es la mejor carta de presentación que puede tener. La primera impresión que se tiene de una persona es su imagen. Y en el caso de la empresa y el ámbito laboral es aún más importante pues representa la imagen de la empresa.
El vestuario, debe lucir siempre bien limpio, planchado y en perfecto estado de conservación. De nada sirve utilizar ropa de calidad y/o de marca, si ésta tiene manchas, está arrugada, tiene rotos o descosidos, entre otros. De la misma manera, hay que adecuar el vestuario a la edad. No hay cosa más ridícula que gente de cierta edad avanzada luciendo prendas juveniles.
Uso del Correo Electrónico
Este se ha vuelto un medio de contacto muy importante entre empresarios y clientes, ya sean externos o internos.Asunto: no deje en blanco este punto, pues es su puerta de entrada. Escriba algo que logre interesar al otro, que lo lleve a abrir el mensaje. Si no conoce al destinatario, evite el doctor(a), don o doña. Dirigirse a esa persona como Señor o Señora seguido del apellido, es neutro y amable.
El estimado o apreciado es un lenguaje universal. Luego del saludo, vaya al grano, sin tutear, con impecable ortografía y exponga de forma clara lo que desea (una cita para explicarle su oferta, para hablar de un negocio, mostrarle su producto, entre otros.). Cierre: despídase precisando la posibilidad de un encuentro o de una pronta respuesta.
Aspectos relevantes de una personalidad agradable
-Utilizar un tono de voz bajo y bien modulado.
-Saber escuchar.
-Mirar a los ojos a nuestro interlocutor.
-No hablar excesivamente de nuestros propios intereses.
-No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes.
-Evitar el uso de bromas pesadas.
-La edad y la virtud de una mujer no se deben cuestionar.
-Evitar discutir sobre temas de política o religión con desconocidos.
-Evitar las quejas continuas de nuestro trabajo y de nuestra vida en general.
-Evitar el uso de palabras vulgares tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, son una clara señal de inseguridad.
-Evitar ser arrogante, petulante. La sabiduría no se impone simplemente se -manifiesta y los demás la perciben.
-Respetar lo ajeno.
-Las oficinas Privadas (en las oficinas) y las habitaciones (en las casas), no deben penetrarse sin antes tocar a la puerta y esperar aprobación.
-Evitar discusiones estériles.
-Por Favor y Gracias! son palabras mágicas que nos abren todas las puertas.
-Sonría al solicitar, ofrecer o agradecer un servicio o favor.
-Aceptar los defectos de los demás. Es la única opción en nuestras relaciones humanas, pues cada persona es un universo, con sus virtudes y sus defectos.
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